Adviezen

Inleiding

De cloud is alomtegenwoordig en biedt heel wat voordelen maar toch hebben ook meer en meer mensen het gevoel de controle over hun gegevens te verliezen. In dit artikeltje willen we even kijken naar wat Synology kan bieden als alternatief voor de “all-in-one”-oplossingen als Microsoft 365 (het vroegere Office 365) of Google Workplace.


(Web)mail & Kalender

Synology heeft sinds enkele jaren een krachtige mailserver beschikbaar, genaamd Synology MailPlus. Deze biedt alle evidente connectieprotocollen (oa IMAP, POP3), evenals de nieuwste beveiligingsmethoden (SPF, DKIM, DMARC) en heeft een volwaardige webmail die niet onder hoeft te doen voor Gmail. Wie zoekt naar een exacte kopie van de Outlook Webapp zal die niet vinden, maar voor veel gebruikers is alles aan boord om de dagelijkse mails in goede banen te leiden, mede dankzij de eveneens beschikbare mobiele apps.
Opm: MailPlus komt standaard met 5 gratis mailboxen en kan worden uitgebreid door extra licenties aan te kopen

Screenshot Synology Mailplus
Screenshot Synology Mailplus

Vanuit de webmail is er ook integratie met Synology Calendar, het kalender-pakket dat eveneens gratis kan worden toegevoegd aan de Synology NAS Server. Ook dit pakket is volledig uitgebouwd met functies als desktop-meldingen, verschillende soorten weergave, gedeelde agenda’s en het ondersteunt CalDAV-synchronisatie voor integratie met systemen op Android, MacOS en iOS.

Screenshot Synology Calendar
Screenshot Synology Calendar

Samenwerkingstools (chat & bestandsdeling)

Op vlak van samenwerking zal het moeilijk zijn om een volledige vervanging voor MS Teams te vinden, vooral omdat de specifieke cloud-services zoals de video-chat krachtige infrastructuur vereisen. Wel heeft Synology enkele tools die de samenwerking tussen teamgenoten kan bevorderen, zoals Synology Chat, een systeem om direct met elkaar te babbelen (Instant Messaging). Deze client is zoals alle tools webgebaseerd en kan eveneens via mobiele apps gebruikt worden.

Screenshot Synology Chat
Screenshot Synology Chat

Aangezien Synology vooral gekend is door het bestandsbeheer, zijn de functionaliteiten hiervoor heel uitgebreid uitgewerkt, in de vorm van Synology Drive. Deze suite voor bestandsbeheer heeft naast een volledige vervanging voor OneDrive, Google Drive of Dropbox, eveneens heel wat mogelijkheden voor het delen van bestanden met teamleden, klanten, … Zaken als beperkingen op het delen van een bestand of map, wachtwoordbeveiliging en links met een verlooptijd zitten standaard ingebouwd. Ook hier zijn mobiele apps ter beschikking voor toegang vanop elke locatie en is er integratie met Synology Office (zie verder).

Screenshot Synology Drive
Screenshot Synology Drive

Office-applicaties

Een laatste onderdeel in de functionaliteiten is misschien wel dé belangrijkste reden voor mensen om bij Microsoft/Office 365 te blijven: De office-applicaties. Als we het hierbij hebben over desktop-applicaties, dan zijn er niet veel alternatieven beschikbaar (op misschien Openoffice/Libreoffice na). Hebben we het echter over de webvarianten, dan biedt Synology wél een oplossing, in de vorm van Synology Office. Deze suite omvat webapplicaties voor Documenten (Word), Rekenbladen (Excel) en Presentaties (Powerpoint) en kan bestanden van hun respectievelijke Microsoft-varianten zonder problemen openen. Dankzij naadloze integratie met andere Synology-applicaties als Chat en Drive, wordt samenwerken (oa real-time, waarbij wijzigingen van een andere gebruiker live veranderen op het scherm) heel makkelijk een aangenaam.

Screenshot Synology Office
Screenshot Synology Office

Conclusie

Willen we nu beweren dat Synology op alle vlakken een veel betere oplossing kan bieden dan Microsoft 365 en raden we iedereen aan om over te stappen hierop? Nee, voor veel gebruikers is Microsoft 365 nog steeds de beste oplossing.

Wat we wel willen aantonen met dit artikel is dat voor sommige (type) gebruikers Synology een mogelijk alternatief kan bieden indien Microsoft 365 geen optie is (voor welke reden dit dan ook mag zijn).

Afsluitende opmerking: Bij het gebruiken van zelfgehoste systemen moet altijd rekening gehouden worden met eventuele impact van downtime (vooral bij zaken als Mail, waarbij met andere systemen gecommuniceerd wordt). Er zijn altijd oplossingen mogelijk door gebruik te maken van High Availability, door te werken met een Synology NAS Server in een datacenter of door gebruik te maken van een relay-provider om eventuele mails te cachen bij een downtime van de server. Contacteer ons gerust als u een dergelijk scenario wil onderzoeken, wij bekijken dan samen met u wat de mogelijkheden zijn.